En todo negocio y empresa existen riesgos operativos, te preguntaras, ¿Qué son los riesgos operativos? ¿Se pueden prevenir? ¿Pueden solucionarse? En DM CONSULTORES te explicaremos en que consiste, que tipo de riesgos existen, como prevenirlos y como solucionarlo.
¿Qué es un riesgo operativo?
Es la posibilidad de ocurrencia de pérdidas financieras, originadas por fallas o insuficiencias de procesos, personas, sistemas internos, tecnología, y en la presencia de eventos externos imprevistos. Esta definición incluye el riesgo legal, pero excluye los riesgos sistemáticos y de reputación, así también no se toma en cuenta las pérdidas ocasionadas por cambios en el entorno político, económico y social. Las pérdidas asociadas a este tipo de riesgo pueden originarse en fallas de los procesos, en la tecnología, en la actuación de la gente, y también, debido a la ocurrencia de eventos extremos externos.
¿Cuál es la importancia de prevenir un riesgo operativo?
Anteriormente la gestión de riesgos estaba muy relacionada con lo que ocurría directamente con el sistema financiero, sin embargo, con el paso del tiempo esto cambió y se ha entendido que el control preventivo es esencial en cada uno de los procesos de las compañías, pues esto ayuda a prever las situaciones que se puedan presentar en el futuro y en caso de que llegará a ser así se contaría con un plan que ayudaría a mitigar los daños que se podrían presentar. Por otro lado, se debe tener en cuenta que la gestión no solo se basa en identificar y valorar los riesgos, sino que debe existir un estudio cualitativo y cuantitativo previo que este ligado con las metas de la firma.
“La gestión de riesgos es toda la organización, es cultura, es transparencia interna y externa y, sobre todo, es la capacidad de la alta dirección de transmitir esa cultura a toda la empresa con una adecuada toma de decisiones, basada en un eficiente análisis coste beneficio, vinculado a los objetivos estratégicos de la propia organización”
¿Qué tipos de Riesgos Operativos pueden presentarse en un negocio o empresa?
Es importante clasificar los riesgos según la categoría a la que pertenecen, ya que permitirá identificarlos con mayor facilidad.
- Fraude interno
El robo, los sobornos o el incumplimiento de las regulaciones por parte de empleados directos o terceros vinculados contractualmente con la empresa son riesgos producidos por fraudes internos.
- Fraude externo
Este tipo de riesgo se origina por la actuación de personas externas a la organización. Pueden presentarse a través de robos, falsificaciones o ataques informáticos.
- Fallas tecnológicas
Cuando una empresa se expone a fallos en los sistemas de cómputo, en el hardware o en el software, debe identificar los riesgos que estos eventos generan.
- Ejecución y gestión de procesos
Los errores en la gestión de procesos también implican un riesgo para la empresa o negocio. En este sentido, la captura de transacciones, el monitoreo, el reporte y la documentación de clientes, así como la gestión de cuentas deben ser evaluados para reconocer posibles riesgos operacionales.
- Relaciones laborales y seguridad en el puesto de trabajo
Toda actuación que infrinja la legislación laboral y la seguridad en el trabajo puede generar un riesgo patente. Por eso, presta atención a posibles reclamaciones por daños personales o a casos de discriminación laboral dentro de la empresa.
- Daños a activos materiales
Circunstancias fortuitas como incendios, terremotos, robos, entre otros, pueden poner en riesgo los activos físicos de tu empresa, así que es importante que identifiques los daños o perjuicios que estos eventos puedan ocasionar.
- Clientes, productos y prácticas empresariales
Este riesgo hace referencia a actos como competencia desleal, perjuicios a los clientes e información engañosa sobre los productos, lo que puede implicar un riesgo de incumplimiento involuntario y negligente.
¿Cómo puedo prevenir un riesgo operativo?
Para poder prevenir un riesgo operativo es necesario seguir un proceso, a continuación, te explicamos los pasos:
- Identificar los riesgos
Para apuntar al objetivo desde la identificación, se debe contar con técnicas formales. A su vez, el personal debe estar capacitado en dichas técnicas y debe ser guiado por un experto. Algunas herramientas formales que se deben considerar son las siguientes:
- Entrevistas
- Análisis causa-raíz (ishikawa)
- Diagrama causa-efecto
- Análisis DOFA (SWOT)
Contar con las herramientas adecuadas es solo el comienzo, pues deben ser escogidas adecuadamente de acuerdo con la metodología de la organización.
- Calificar los riesgos
Otro paso para reducir la subjetividad consiste en hacerlo al momento de calificar los riesgos en términos de sus atributos principales: impacto y frecuencia (o probabilidad según la metodología). Es importante que los niveles cuenten con criterios de escogencia, que permitan clasificar sin lugar a duda un riesgo en uno de los niveles. Además, deben definirse no solo unos niveles cualitativos de frecuencia e impacto, sino también asignar rangos de pesos porcentuales para cada nivel con el fin de acercarse a un modelo más cuantitativo.
- Calificar los controles
El siguiente paso se debe concentrar en calificar adecuadamente los controles en sí mismos antes de evaluar el nivel de mitigación que aporta a cada riesgo. Además de identificar y calificar los controles, es importante poder hacerlo de acuerdo con unos criterios o unas variables estandarizadas que la organización considere que se deben tener en cuenta para la implementación de un control.
¿Tu negocio ha caído en uno de los riesgos operativos? ¡Mira aquí como solucionarlo!
Para solucionar un conflicto o incluso comenzar a crear una mejora continua en cuanto al servicio y la calidad, en Doa Mirai decidimos implementar el ciclo de Deming, el cual es el ciclo de la mejora continua, nos ayudara a crecer profesionalmente y desarrollar nuestro negocio. Te presentamos sus etapas:
- Selecciona el conflicto y describe la oportunidad de mejora identificada.
El problema puede surgir a partir de problemas internos debido al personas o puede ser por la queja de un cliente. (Identifícalo con exactitud)
- Describe el proceso con los datos que se encuentren disponibles.
Debes definir cual es el proceso que esta mas impactado por este problema y describirlo, es decir, escribir en que consiste, que se debe hacer y como se hace etc.
- Identifica las causas principales del problema desde la raíz.
Es un paso clave para consultar a todos los involucrados en el proceso definido, se puede realizar una votación para definir que causas son mas relevantes y conocer la opinión de todos.
- Plantea una solución
La solución debe de tener un plan de implementación que describa que cosas deben de realizarse, quien debe hacerlas y cuando. Después de identificar el conflicto y plantear propuestas de solución viene la etapa de hacer.
- Implementar solución
Lo recomendable es implementar la solución a pequeña escala para comprobar si resulta efectiva y poder realizar ajustes a tiempo. Una vez que se lleva a cabo el plan, se llega a la etapa de verificar.
- Revisar y evaluar el cambio implementado
Llevar seguimiento al plan implementado para poder identificar fallas y si es que hay beneficios, puedan seguir mejorando. Por ultimo se deben tomar decisiones basadas en la evaluación de resultados obtenidos luego del cambio, y continuar proponiendo ideas de mejora y desarrollo a la organización.
¿Te gustaría solucionar o prevenir los riesgos operativos dentro de tu empresa u organización? ¡Contáctanos!, Contamos con un grupo de profesionales preparados para ayudarte, recuerda que Doa Mirai Consultores es tu mejor opción. Déjanos tus preguntas y sugerencias en los comentarios, ¡Gracias por leernos!
