Importancia de la documentación en empresas
La Gestión Documental es aquel conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. Su objetivo, es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.
Toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una empresa, requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de compra hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la información.
Un sistema eficiente lleva el almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e información general en sus diversos formatos.
Al implementar tecnologías de gestión documental, una empresa podrá hacer más eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la productividad de su organización.
¿Qué es un manual de procedimientos?
El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo.
Relacion de la documentación de las políticas con los procedimientos e instructivos.
Actualmente, las organizaciones se mueven mediante procesos y existe la necesidad de controlar cada proceso para que este se desarrolle de una manera eficiente por lo que es importante el control interno aplicado a manuales de procedimientos, los que al mismo tiempo son guías operativas para el proceso que se asigna a una persona o actividad dentro de una organización. Estos manuales, van a dar una visión general de la importancia de estas dos herramientas, posibilitan el encuentro de la base teórica del control interno y los manuales de procedimiento.
Identificación de Riesgos y Controles
Es la parte del proceso de gestión de riesgos en la que conocemos e inspeccionamos los riesgos.
El objetivo de la identificación del riesgo es conocer los sucesos que se pueden producir en la organización y las consecuencias que puedan tener sobre los objetivos de la empresa. Una vez que tenemos realizado este paso, debemos identificar los controles implantados.
El procedimiento contiene el reconocimiento de las causas y la procedencia del riesgo que puedan afectar a los objetivos. Pueden contener:
• Procedimientos en base a evidencias, como por ejemplo las revisiones de datos anteriores.
• Los enfoques metódicos del equipo, en el que los expertos identifican los riesgos a través de una serie de preguntas.
• Métodos de razonamiento inductivo
7 principios de ISO 9000
ISO 9000 es una familia de normas internacionales que sirven para la gestión de la calidad, son aplicables a todo tamaño de empresa, ya sea pública o privada. Integran el lado humano, administrativo y operativo de las empresas. Al integrar estos tres aspectos, la organización aprovecha al máximo todos sus recursos, logrando resultados de una manera más eficiente, reduciendo gastos administrativos y operativos.
Se presentan ocho principios de gestión de la calidad que constituyen la base de las normas de sistemas de gestión de la calidad de la familia de Normas ISO 9000.
1. Enfoque al cliente
Las organizaciones dependen de sus clientes por lo tanto , deben comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas. Este enfoque mejora la satisfacción del cliente y la efectividad en el uso de los recursos “escasos” para lograr dicha satisfacción. Para cumplir con este principio las organizaciones deberán:
*Estudiar y comprender las necesidades y expectativas del cliente.
*Asegurarse de que los objetivos y metas estén ligados a las necesidades del cliente.
*Comunicar las necesidades y expectativas del cliente a toda la organización.
*Medir la satisfacción de los clientes y actuar sobre los resultados.
*Gestionar sistemáticamente las relaciones con los clientes.
*Asegurar un equilibrio entre los clientes y demás interesados (trabajadores, administración superior, comunidad, suministradores y la sociedad en general).
2. Liderazgo
Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.
Un buen líder busca que el personal entienda y esté motivado hacia los objetivos y metas de la organización, que las actividades sean evaluadas, alineadas e implantadas de una forma integrada y que se reduzca la falta de comunicación entre los niveles de la organización. Para cumplir con este principio las organizaciones deberán:
-Considerar las necesidades de todas las partes interesadas.
-Establecer una clara visión de futuro de la organización.
-Establecer objetivos y metas desafiantes.
-Crear confianza y eliminar temores.
-Proporcionar al personal los recursos necesarios, la formación y la libertad para actuar con responsabilidad y autoridad. Inspirar, animar y reconocer las contribuciones del personal.
3. Participación del personal
El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
La participación del personal busca contar con un personal motivado, involucrado y comprometido con la organización, con capacidad de innovación y creatividad para lograr alcanzar los objetivos de la organización, de esta manera el personal se sentirá valorado por su trabajo y todos desearán participar y contribuir en la mejora continua. Para cumplir con este principio las organizaciones deberán:
-Comprender la importancia del papel de cada uno de los trabajadores en la organización y su contribución.
-Identificar las limitaciones en su trabajo.
-Aceptar sus competencias y la responsabilidad en la solución de problemas.
-Evaluar su actuación de acuerdo con sus objetivos y metas personales.
-Mantener una búsqueda activa de oportunidades para aumentar sus competencias, conocimientos y experiencia
4. Enfoque basado en procesos
Un resultado deseado se alcanza de manera eficiente cuando las actividades y los recursos relacionadas se gestionan como un proceso.
Con este enfoque las organizaciones podrán desarrollar su capacidad para reducir los costos y acortar los tiempos a través de un uso efectivo de los recursos logrando mejores resultados, mas consistentes y predecibles, además permite identificar y priorizar las oportunidades de mejora.
Para cumplir con este principio las organizaciones deberán:
-Utilizar métodos estructurados para definir las actividades necesarias para lograr el resultado deseado.
-Establecer responsabilidades claras y dar indicaciones para gestionar las actividades claves.
-Comprender y medir la capacidad de las actividades claves.
-Identificar las interfaces de las actividades clave dentro y entre las funciones de la organización.
-Enfocar la gestión sobre factores tales como: recursos, métodos y materiales que mejorarán las actividades claves.
-Evaluar riesgos consecuencias e impactos de las actividades en los clientes, proveedores y otros participantes.
5. Enfoque de sistema para la gestión
Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados, como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. Este enfoque busca integrar y alinear los procesos que alcanzarán los resultados deseados, así como enfocar los esfuerzos en los procesos principales, proporcionando, a las partes interesadas, confianza en la consistencia, efectividad y eficacia de la organización.
Para cumplir con este principio las organizaciones deberán:
-Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la organización de la forma más efectiva y eficaz.
-Entender las interdependencias existentes entre los diferentes procesos del Sistema.
-Estructurar los enfoques que armonizan e integran los procesos.
-Facilitar una mejor interpretación de los papeles y responsabilidades necesarias para la consecución de los objetivos comunes y así reducir barreras interfuncionales.
-Entender las capacidades de la organización y establecer las limitaciones de los recursos antes de actuar.
-Definir y establecer cómo deberían funcionar las actividades específicas dentro del sistema.
-Mejorar continuamente el sistema a través de la medición y la evaluación
6. Mejora continua
La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de esta. Este principio busca incrementar la ventaja competitiva a través de la mejora de las capacidades organizativas, así como alinear las actividades de mejora, a todos los niveles, con la estrategia organizacional establecida y flexibilidad para reaccionar rápidamente a las oportunidades y a las amenazas.
Para cumplir con este principio las organizaciones deberán:
-Aplicar un enfoque consistente a toda la organización para la mejora continua.
-Suministrar al personal de la organización formación en los métodos y herramientas de mejora continua.
-Hacer que la mejora continua de los productos, procesos y sistemas sean objetivo para cada persona dentro de la organización.
-Establecer objetivos para orientar y medidas para dar seguimiento a la mejora continua. Conocer, reconocer y divulgar las mejoras.
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. Este principio busca: decisiones informadas, mayor capacidad para demostrar la efectividad de decisiones anteriores a través de la referencia a hechos reales y mayor capacidad para revisar cuestionar y cambiar opiniones y decisiones.
Para cumplir con este principio las organizaciones deberán:
-Asegurar que los datos y la información son suficientemente precisos y fiables.
-Hacer que los datos sean accesibles para aquellos que los necesiten.
-Analizar los datos y la información empleando métodos válidos.
-Tomar decisiones y emprender acciones en base al análisis de los hechos, equilibrado con la experiencia y la intuición.
Diseño e implementación del sistema de gestión de la calidad
Su propósito es establecer y mantener un proceso que permita definir, documentar y medir los elementos fundamentales para la competitividad de la organización, con el fin de propiciar su mejoramiento
La Estructura organizacional; Debe estar diseñada previendo que todos los procesos de la organización estén bajo alguna dirección o coordinación, con la autoridad, la responsabilidad y las interrelaciones claramente definidas.
La aptitud y actitud del personal; Tiene el fin de contar con personal competente y comprometido en cada uno de los procesos o actividades de la organización, es decir, contar con personal que tenga los conocimientos, las habilidades y la estabilidad emocional necesaria para que desempeñe satisfactoriamente sus funciones y responsabilidades.
Los recursos necesarios de información; Infraestructura y ambiente de trabajo, para que el personal no encuentre obstáculos en el desempeño de sus funciones y responsabilidades.
La medición, el análisis de los datos y la mejora del sistema; Permitirá que en la organización exista un proceso de mejora continua que favorezca su competitividad.
Control de la documentación
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse al igual que los registros. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina controles para:
-Aprobar documentos antes de su edición.
-Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario.
-Hay que asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de documentos.
-Garantizar que las revisiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
-Hay que asegurar que los documentos permanecen legibles y son fácilmente identificados.
-Hay que asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla la distribución.
-Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y para aplicarles una identificación adecuada en el caso que se mantengan por alguna razón.
Estructura documental
Existen estructuras recomendadas para los manuales de calidad, sin embargo, cada empresa debe personalizar y adaptar esta estructura a su propia realidad y requisitos.
Nivel 1: Manual de Calidad
Describe el sistema, la política y los objetivos de calidad, establece por qué se hace lo que se hace y quién lo autoriza. Es redactado por los miembros del comité de Calidad, revisado por el Representan te de la Dirección y aprobado por el director general.
Nivel 2: Procedimientos
Describe las actividades necesarias para implantar los elementos del sistema de calidad en cada una de las áreas funcionales, propósito de la actividad, alcance de la actividad, responsabilidades (qué se debe hacer y quién debe hacerlo.), procedimiento (cuándo, dónde y cómo debe hacerse), cuál es materiales, equipos y documentos deben ser usados y la documentación: Cómo debe ser controlada y registrada.
Nivel 3: Instrucciones de trabajo
Son Instrucciones detalladas de trabajo que describen como la actividad debe ser ejecutada. Son generalmente utilizadas en equipo, facilidades y actividades específicas que pueden tener impacto directo en la calidad como, por ejemplo: Dibujos, instrucciones de manufactura, especificaciones técnicas, de proceso o de clientes, planos, métodos de prueba, diagramas, acuerdos o contratos y otros.
Nivel 4: Formatos y registros
Sirven para recopilar información valiosa. Los formatos registran datos. Los registros, registran evidencias objetivas de la ejecución y terminación de actividades o trabajos con apego a los lineamientos o instrucciones descritas en los procedimientos o instrucciones de trabajo, tales como:
-Grado alcanzado con los objetivos de calidad.
-Nivel de satisfacción o insatisfacción de los clientes.
-Hallazgos y resultados obtenidos.
-Bases para analizar tendencias.
-Resultados de control de proceso.
-Resultados de control de producto no conforme.
-Acciones correctivas tomadas y su efectividad.
Nivel 5: Documentos externos
Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución. El Diseño e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, tiene como propósito establecer y mantener un proceso que permita definir, documentar y medir los elementos fundamentales para la competitividad de la organización, con el fin de propiciar su mejoramiento.
Este sistema debe proveer la evidencia a la alta dirección, a todos los clientes, subcontratistas, personal y demás interesados que la organización está comprometida con el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento de niveles aceptables de calidad en sus productos y servicios.
Los Sistemas de Gestión de la calidad ISO 9000 integran el lado humano, administrativo y operativo de las empresas. Al integrar estos tres aspectos, la organización aprovecha al máximo todos sus recursos, logrando resultados de una manera más eficiente, reduciendo gastos administrativos y operativos.
Es sumamente importante administrar el sistema documental, de forma ágil y eficiente de tal manera que no se convierta en una maraña de papeles que obstaculice el éxito del Sistema de Gestión en lugar de soportarlo.
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