Sistema de Almacenes en Doa Mirai Consultores S.A. de C.V.
Un sistema de gestión de almacenes es la manera en que se denomina a los programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. En Doa Mirai Consultores S.A. de C.V. nos dedicamos a crear estos sistemas con el fin de orientar y llevar correctamente el control de la mercancía de una empresa. Buscamos administrar de manera efectiva mediante una base de datos que refleje los productos dentro del almacén, mostrando su ubicación, lote, estatus del producto y algún ajuste característico que sea necesario al momento de una entrada o salida de algún producto en específico. A continuación, te haremos mención de los objetivos, beneficios y la manera en que debe de funcionar correctamente un SGA.
Los sistemas de gestión de almacenes tienen como principal objetivo mantener los valores de existencias de los artículos y sus posiciones en el almacén de forma correcta y toda la información de los movimientos de los artículos dentro de un almacén, se logra registrando todos los movimientos físicos del almacén para luego consultarlos en la base de datos. El borrador de registros de la base de datos es uno de los principales errores al crear un sistema transaccional como este.
Este desarrollo de los procesos ha sido gracias al progreso de las nuevas tecnologías que han permitido una ampliación y complementación de las funciones y responsabilidades que se originan en la gestión de almacenes.
Así como ha evolucionado la logística, el significado del almacén también ha ido modificándose y aumentando su ámbito de responsabilidad. El almacén es un componente de la empresa que da servicio y soporte a la estructura sistematizada y funcional de una organización. Sus funciones son preservar, proteger, controlar y abastecer de materiales y/o productos.
Para evitar errores es conveniente seguir una serie de prácticas:
- Todo artículo tiene que estar identificado con un código
- El código del artículo debe ser único y debe ser representando por una etiqueta con su respectivo código.
- Toda posición de almacenamiento debe estar identificada con un código que debe ser representado por un código de lectura automática (ej. código de barras).
- Es necesario que cada artículo tenga una ubicación única.
- Cada que se realice un cambio de lote o ubicación debe ser registrado inmediatamente en la base de datos.
Al ser un producto que trata un ámbito muy especializado, normalmente es un sistema informático departamental que se enlaza con el resto de la gestión empresarial, ya que los módulos de gestión de almacenes normalmente no cumplen todas las funcionalidades requeridas o carecen de las interfaces adecuadas bien sea para el manejo de elementos de identificación automática (códigos de barras, tags de radiofrecuencia, sistemas por voz, etc.)
Un SGA posee dos tipos básicos de mecanismos de optimización, uno dedicado a optimizar el espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestión de ubicaciones y otro destinado a optimizar los movimientos o flujos de material, bien sean estos realizados por máquinas o por personas.
Además, puede integrar mecanismos para tratar aquellos casos en los que el material pasa por el almacén tan solo para el proceso de distribución, con lo que no se almacena, sino que simplemente se distribuye, trasladándose el material de los muelles de entrada del almacén a los de salida, asignando automáticamente el material recibido de los proveedores a los pedidos de los clientes.
Estas son algunas características de estos sistemas:
- Gestiona movimientos de materiales de producto terminado, órdenes de recepción y mercancías.
- Optimización avanzada del espacio usado para el almacenaje de productos, con mecanismos tales como la gestión avanzada de ubicaciones caóticas de dimensión variable.
- Por su flexibilidad se adapta a cualquier sector y dispone de un módulo para el control de números de serie, lotes, ubicaciones e incluso, fechas de caducidad.
- Gestiona totalmente la trazabilidad de todo el proceso productivo y/o de distribución y las fechas de caducidad en la mayoría de los casos.
- Gestión multialmacén, multiárea y multiempresa.
- Planificación, gestión y ejecución de rutas en los flujos de la mercancía.
- Administración avanzada y control de equipos y sistemas de transporte automatizados.
- Gestión y ubicación automática de la mercancía guiada por flujos.
- Gestión de ubicaciones multiartículo, multicontenedor, multiformato y monoformato.
Algunos de los beneficios más importantes de usar un sistema de gestión de almacenes:
- Reducción de los costes operacionales
Una de las mayores ventajas de implementar una solución de gestión de almacenes es la reducción de costes. Un SGA permite optimizar la ubicación y distribución de la mercancía, así como también las operaciones del personal. La minimización de las tareas manuales mediante la digitalización permite ocupar a su equipo en operaciones que aportan más valor añadido a su servicio. La distribución inteligente de la mercancía permite reducir desplazamientos internos y agiliza la generación de pedidos.
2. Visibilidad completa del inventario
Otra ventaja importante de los sistemas SGA es la posibilidad de tener una foto en tiempo real del inventario, a través del registro exhaustivo de las entradas, salidas y cambios de ubicación. Todo esto, mediante la utilización de tecnología, números de serie y códigos de barra. La visibilidad del inventario permite aportar información en tiempo real a las plataformas de comercio en línea, por ejemplo, así como aportar información de gran valor para las previsiones de demanda. La cadena de suministro completa se ve beneficiada. En conclusión, la visibilidad del inventario permite establecer una relación de más calidad con proveedores y clientes.
3. Mejora continua
Las soluciones SGA que funcionan desde plataformas en la nube permiten a los proveedores ofrecer actualizaciones en el software de manera continua. De esta manera, las empresas pueden estar al día con las buenas prácticas del sector de manera ágil y automática. El foco se pone entonces en operaciones que aporten valor para el operador logístico.
4. Mejor integración con el resto de la cadena de valor
La información de almacén ha de poder estar fácilmente disponible para el resto de la cadena de valor de una organización. Por ejemplo, fara facturación, acciones comerciales, aprovisionamiento, transporte, etc. Un SGA permite integrar toda la información automatizada sobre entradas, salidas, en tiempo real desde dispositivos móviles con el resto de la plataforma de información, y facilita estos datos de manera fiable al resto de la cadena.
5. Seguridad
Los sistemas de gestión mejoran la seguridad del flujo de la información que se gestiona en el almacén. Los SGA requieren a los empleados utilizar credenciales de acceso personales para realizar operaciones. Esta práctica permite completa trazabilidad y responsabilidad sobre los diferentes movimientos de la mercancía, reduciendo el riesgo de pérdidas y robos. Asimismo, los diferentes niveles de acceso a la plataforma permiten acceso a la información de manera escalonada, haciendo accesible la información más sensible sólo a las personas adecuadas. Por último, un SGA desde la nube permite una capa adicional sobre la seguridad de los datos en caso de ciberataques o cualquier interrupción de servicio.
La implantación de un software de gestión de almacén como es el SGA permite la reducción indiscutible de costes. Independiente del tamaño que tenga una empresa, el retorno de inversión de un software de este tipo se asume rápidamente al ahorrar tiempo y costes.
El uso de este tipo de herramientas supone la respuesta de la empresa a las nuevas demandas del mercado. Por tanto, es necesario que estas utilicen herramientas de gestión de almacenes que les permitan optimizar el almacenaje y la flexibilidad de sus entregas.
En definitiva, un SGA ofrece una gran cantidad de ventajas que se traducen en una mejora considerable en la calidad del servicio al cliente. Una mejora del servicio en la percepción de nuestros clientes cuesta mucho de alcanzar y es muy rápido de perder.
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